Jakie są kluczowe aspekty dotyczące umowy o zarządzanie nieruchomościami?

Umowa o zarządzanie nieruchomością to dokument opisujący relacje między właścicielem nieruchomości a profesjonalnym zarządcą, który wykonuje czynności związane z administrowaniem i nadzorem nad daną nieruchomością. Staranne przygotowanie i precyzyjne sporządzenie umowy jest niezwykle ważne dla obu stron, ponieważ oprócz wielu innych kwestii, które reguluje, określa ona obowiązki, odpowiedzialność, prawa i zobowiązania między nimi – w szczególności, a przede wszystkim, obowiązki zarządcy i właściciela nieruchomości. W praktyce prawidłowe sporządzenie warunków umowy o zarządzanie nieruchomością oznacza przede wszystkim efektywne zarządzanie, wysoką jakość usług oraz bezpieczeństwo prawne i finansowe. 

Jednym z głównych aspektów, który należy zdefiniować, jest przedmiot zarządzania. Najprościej przejrzeć księgę wieczystą. Umożliwia to jasne określenie zakresu nieruchomości, niezależnie od tego, czy jest to budynek mieszkalny, biurowy, komercyjny, czy nawet cały obiekt objęty umową. Ponadto, konkretne czynności, które będzie wykonywał zarządca nieruchomości, powinny być jasno określone. Mogą one obejmować między innymi utrzymanie techniczne i zarządzanie finansowe, w tym pobieranie opłat od najemców, a nawet reprezentowanie właściciela w różnych instytucjach i organach administracyjnych. Brak jasnego zdefiniowania tego zakresu będzie przyczyną nieporozumień, które negatywnie wpłyną na jakość zarządzania. 

Kolejnym kluczowym elementem umowy o zarządzanie jest określenie warunków jej rozwiązania. Umowa może być zawarta na czas określony lub nieokreślony, w zależności od potrzeb właściciela i rodzaju nieruchomości. Warunki powinny jasno określać czas trwania i procedurę rozwiązania umowy, aby obie strony miały pewność co do swoich praw i obowiązków, jeśli współpraca nie będzie przebiegać zgodnie z oczekiwaniami. Większość umów zawiera również klauzulę natychmiastowego rozwiązania umowy, na którą można powołać się na przykład w przypadku rażącego naruszenia obowiązków przez zarządcę nieruchomości. 

Kolejnym kluczowym elementem jest sposób, w jaki zarządca nieruchomości otrzymuje wynagrodzenie. Umowa powinna jasno określać, czy zarządca będzie otrzymywał stałą miesięczną kwotę, procent od dochodu z nieruchomości, czy też inną formę płatności. Słowa należy dobierać ostrożnie, aby nie wywołać kłótni o pieniądze, które mogłyby później uniemożliwić udzielenie pomocy. Umowa określa również, czy zarządca pokryje koszty związane z zarządzaniem, takie jak zakup materiałów, wynajem sprzętu, a nawet wynagrodzenie innych pracowników. 

Kolejną istotną kwestią jest to, w jaki sposób ustalić z właścicielem nieruchomości, jakie raporty będą przedstawiane, jak często i w jakim zakresie, aby miał on pełną kontrolę nad procesem zarządzania i mógł na bieżąco monitorować sytuację finansową i techniczną swojej nieruchomości. 

Odpowiedzialność zarządcy nieruchomości powinna być jak najbardziej ograniczona. Umowa powinna wyraźnie określać, jakie aspekty obejmuje odpowiedzialność zarządcy nieruchomości za szkody wynikłe z zaniedbania, niewykonania, a nawet nienależytego wykonania jego obowiązków. W praktyce odpowiada to na pytanie, czy zarządca nieruchomości będzie ponosił odpowiedzialność za straty wynikające z jego działań lub zaniechań oraz w jakich okolicznościach, co może obejmować potencjalne kary umowne i ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z tytułu zarządzania. Zapewni to ochronę interesów właściciela, a jednocześnie zmotywuje zarządcę nieruchomości do rozważnego działania. 

Kluczowe są również rozmowy między stronami. Należy ustalić, jak i kiedy zarządca poinformuje właściciela o stanie nieruchomości, prowadzonych pracach i ewentualnych problemach. Jasny sposób przekazywania informacji, do kogo dzwonić i jak je udostępniać, pomoże rozwiać wątpliwości i usprawnić pracę zespołową. 

Umowy będą również określać postanowienia dotyczące podwykonawców – kiedy i w jakich okolicznościach kierownik może zlecić firmom zewnętrznym wykonanie całości lub części swoich obowiązków. Ma to równie duże znaczenie dla jakości wykonania, jak i kontroli kosztów. Umowa powinna zawierać wyraźny wymóg, aby określała wymagania dotyczące kwalifikacji podwykonawców oraz zasady ich wyboru. 

Poufność i ochrona danych również mają znaczenie. W trakcie zarządzania nieruchomością zarządca nieruchomości ma dostęp do danych osobowych mieszkańców, najemców i innych użytkowników obiektu. Umowa powinna zawierać postanowienia zapewniające przetwarzanie danych zgodnie z obowiązującym prawem – przede wszystkim RODO – oraz ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych. Poufność dotyczy również innych informacji biznesowych, takich jak sytuacja finansowa i strategia właściciela. 

Zastanów się nad możliwościami rozwiązania sporu. Niech w umowie znajdzie się zapis o mediacji, arbitrażu, a nawet o tym, który sąd powinien rozpatrzyć Twoją sprawę w przypadku konfliktu. Wiedza o tym na początku zmniejsza ryzyko długich i kosztownych procesów oraz sprzyja dobremu rozwiązaniu. SZYBKIE ROZWIĄZYWANIE SPORÓW. 

Ponadto, klauzule dotyczące siły wyższej często pojawiają się w umowach. Zapewniają one stronom ochronę w przypadku wystąpienia siły wyższej. Takie czynniki, jak siły natury czy nieprzewidziane zdarzenia, są całkowicie poza ich kontrolą, mogąc wpłynąć na wykonanie umowy. 

Warto zwrócić uwagę na zapisy dotyczące zmian i aneksów do umowy. W praktyce zarządzanie nieruchomościami wymaga elastyczności, co wielokrotnie wymusza zmiany w umowie. Umowa powinna określać, w jakiej formie i na jakich warunkach zmiany mogą zostać wprowadzone, aby uniknąć późniejszych nieporozumień, a także jasno określać obowiązujące postanowienia. 

Nie można pominąć formalności i zezwoleń. Zarządca nieruchomości musi posiadać odpowiednie uprawnienia do wykonywania prac zarządczych, a także przestrzegać przepisów prawa. W umowie można zawrzeć wymóg przedstawienia odpowiednich certyfikatów, licencji lub wpisu do rejestru zarządców nieruchomości, co dodatkowo uchroni właściciela przed współpracą z osobą niekompetentną. 

Umowa o zarządzanie nieruchomością to dokument, który powinien kompleksowo regulować wszelkie aspekty współpracy między właścicielem a zarządcą nieruchomości. Szczegółowy zakres usług, czas trwania umowy, wynagrodzenie, obowiązki i zasady komunikacji pomagają uniknąć nieporozumień. To podstawa profesjonalnego zarządzania. 

Dobrze przygotowana umowa zapewni bezpieczeństwo i sprawne funkcjonowanie, które są kluczowymi czynnikami wpływającymi na wartość nieruchomości i komfort jej mieszkańców. Właściciel nie powinien składać podpisu na umowie bez jej dokładnego zapoznania się, w razie potrzeby korzystając z usług prawnika lub eksperta ds. zarządzania nieruchomościami. Tylko w ten sposób można jasno określić warunki współpracy i zminimalizować związane z nimi ryzyko. 

Cały projekt w dużej mierze zależy od fachowego i starannego wykonywania obowiązków zarządcy nieruchomości. Podstawą długoterminowej, udanej współpracy zespołowej jest umowa o zarządzanie nieruchomością. Prawidłowe sporządzenie tego dokumentu może znacząco wpłynąć nie tylko na dobrostan mieszkańców, ale także na bezpieczeństwo pieniędzy właściciela.